第一章总则

第一条根据《中共河南省委办公厅、河南省人民政府办公厅关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（豫办〔2017〕7号）、《河南省省级会议费管理办法》（豫财行〔2025〕4号）文件精神，结合上级有关规定和学校实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于学校举办（含主办、承办、协办，下同）的各类业务会议和管理会议。

业务会议是指因教学、科研等业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。管理会议是指除业务会议之外的其他会议。

第三条会议费使用和管理职责如下：

会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。

各职能部门和二级学院（以下简称各部门）对使用本部门经费举办的会议承担审批和监管责任。各部门应加强本部门会议费管理制度建设，加强政策宣传，督促办会人员合理、合规报销会议费。

财务部门负责会议费的会计核算和财务管理，依据有关财经法律法规、会议费管理办法和部门审批结果，做好会议费报销管理等相关服务。

第二章会议审批和管理

第四条举办会议应填写《河南工程学院举办会议申请表》，说明会议名称、类别、时间、地点、人数、主要内容、费用预算及经费来源等，并按照以下程序，进行会前审批：

（一）以学校名义举办的会议，由举办部门提出申请，分管校领导审批。

（二）以校内各部门、各类科研项目（课题）组名义举办的会议，由举办者提出申请，所在部门审批。

第五条会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数，严格限定工作人员数量，工作人员数量原则上控制在会议代表人数的10%以内。

第六条举办会议应预先编制会议费预算表，由经费负责人审批。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第七条使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费，遵循相关制度的规定。

第八条要改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第九条会议优先安排在学校内部报告厅、会议室等场所。因工作需要必须在校外召开的，管理会议由分管校领导审批，业务会议由经费负责人确定。会议地点原则上应安排在具有省市会议定点资格的会议场所召开。

第十条不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十一条各部门举办的国内会议应有可靠的经费来源，并做到收支平衡。

对于全部使用财政拨款举办的国内会议，不得再向参会人员收取费用。

对于使用多种资金渠道举办的国内会议，按照成本补偿的原则，可以适当向参会人员收取会议费。

对于有赞助收入的国内会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

第十二条除必须住会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章会议费开支范围和报销管理

第十三条会议开支范围

（一）线下会议。会议召开所需的伙食费、住宿费及公杂费。

公杂费主要包括会议场地租赁费、交通费、文件印刷费、医药费及一类会议所需电子表决（选举）系统租赁费、无工资代表误工费、通行证制作费等会议发生的必要支出费用。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回本单位报销，无工资代表参加会议发生的城市间交通费由会议主办单位参照差旅费管理办法据实报销。会议所在地的代表可安排伙食，原则上不安排住宿。

（二）线上会议。会议召开所需的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

第十四条会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，综合定额标准以内据实报销，超支不补。会议费综合定额标准如下：

单位：元/人•天

注：使用竞争方式从校外取得的科研经费（包括纵向科研经费、横向科研经费、科研经费结余资金和科技成果转化经费等）召开会议的，由项目负责人按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则自行确定各项费用标准。

第十五条下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销；

（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金；

（三）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费，费用发放标准参照国家相关规定执行。

第十六条除符合现金支付管理规定的费用外，会议费支付应当严格执行国库集中支付和公务卡管理制度的有关规定，以银行转账或公务卡方式结算。

第十七条会议举办者在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续。会议费报销时应提供：

（一）会议通知；

（二）《河南工程学院举办会议审批表》；

（三）《河南工程学院会议费决算表》；

（四）实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）；

（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。

校内各部门、各类科技项目（课题）组举办的会期原则上不超过1天，不安排住宿的评审会、验收会、座谈会、项目答辩会等，报销会议费时无需提供会议通知和《河南工程学院举办会议审批表》。

第十八条会议借款和报销应按会议费预算执行。财务部门要严格按规定审核会议费开支，会议费在开支范围内凭据报销，对超范围、超标准开支的经费不予报销。如实际支出超出预算，须在会议费报销单的特殊事项中予以披露，重新办理审批手续后准予报销。

第十九条会议劳务费（含咨询费、讲课费、勤工俭学等人员费用）的开支要规范管理，发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。

在学校有工资收入的会议工作人员不得从会议费中开支劳务费。

第二十条委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议），会议费在规定标准内报销。

第二十一条各部门举办的国内会议，应在会议结束后及时办理结账。

第二十二条与校外单位合作举办的国内学术会议，会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校，不得滞留在学校之外。

第四章监督问责

第二十三条严格会议费支出管理。

（一）严禁借会议名义组织会餐或安排宴请，会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐或工作餐，严禁提供高档菜肴，不上烟酒；

（二）严格执行会议用房标准，住宿用房以标准间为主，不得安排高档套房；

（三）不得发放文件袋、笔记本、笔等各类办公用品和宣传品、礼品、纪念品、洗漱用品，不得列支鲜花、餐费之外的水果和食品等费用，工作会议会场不制作背景板；

（四）从严控制纸质会议材料数量，页数较多且不涉密的一般以电子文档形式发送；

（五）不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产，召开会议需使用资产的，应充分利用各部门现有存量资产，如有缺口优先通过公物仓调剂解决；

（六）不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动；

（七）严禁套取、虚列会议费用于其他开支和设立账外账；

（八）严禁在会议费中列支公务接待费等与会议无关的其他任何费用。

第二十四条学校将对各部门非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在一定范围内进行公开或通报。

第二十五条有下列行为之一的，依据有关法律法规等追究相关部门和个人责任，发现涉嫌违犯党纪或违法犯罪的，按照规定移送相关部门处理：

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等方式进行报销的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

第五章附则

第二十六条会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第二十七条学校承办的上级会议，按照《河南省省级会议费管理办法》中对应级别标准执行。

第二十八条本办法由财务处负责解释。

第二十九条本办法自印发之日起施行。

附件：1.河南工程学院举办会议审批表

                 2.河南工程学院会议费决算表

附件1

河南工程学院举办会议审批表

申请单位：

会议名称
会议类别				会议地点
会议日期				会议天数
代表人数				工作人员数
主要内容
经费来源
会 议 费 预 算	费用类别		金额（元）	预算说明
	支出 预算	住宿费
		伙食费
		会议室租金
		印刷费
		交通费
		其他支出
		合计
	收入 预算	注册费/会务费
		其他收入
		合计
单位或项目 负责人意见
	签名：
	年月日
学校审批意见
	签名：
	年月日

附件2

河南工程学院会议费决算表

申请单位：